Budgetplanung

Berechnung von Studienbudgets für teilnehmende Prüfzentren

Um in klinischen Studien ein kostendeckendes Budget mit dem Sponsor verhandeln zu können, ist es wichtig, dass Prüfzentren im Vorfeld alle Kostenpunkte, die im Rahmen der Studienvorbereitung und -durchführung anfallen, identifizieren und realistische Abschätzungen vornehmen, welchen Aufwand die jeweiligen Schritte bedeuten.

Zu diesem Zweck wurde im CTCN ein Excel-basiertes Kalkulationstool entwickelt, das speziell auf die Budgetplanung in klinischen Studien zugeschnitten ist und Studienbudgets in einer Form erfasst und darstellt, wie sie häufig von Sponsoren im Rahmen von Vertragsverhandlungen angefordert wird. Es bietet folgende Funktionen:

  • Flexible Eingabeoptionen für studienspezifische Interventionen
  • Detaillierte Abfrage von Fixkosten
  • Automatische Berechnung von Personalkosten basierend auf der Arbeitszeit
  • Automatische Berechnung von Bruttopreisen unter Berücksichtigung verschiedener Overheads
  • Visitenbasierte Kalkulation von Personal- und Untersuchungskosten
  • Visitenbasierte Kalkulation von Arbeitszeiten des Studienteams
  • Automatische Zusammenführung aller Kostenpunkte zu einem übersichtlichen Gesamtbudget

Das Tool kann für eine detaillierte Gesamtkalkulation, als Gedankenstütze/Checkliste bzgl. potentieller Posten oder auch zur Berechnung von Teilbudgets (z.B. nur Setup-Fee) verwendet werden. Es wurde darüber hinaus von der Drittmittelverwaltung der Goethe-Universität als studienspezifisches Kalkulationstool zur Vorkalkulation im Rahmen der Vollkostenrechnung anerkannt.

Es ist geplant, das Tool basierend auf den Anforderungen der Nutzer kontinuierlich weiterzuentwickeln und für den Gebrauch im Fachbereich Medizin zu optimieren. Alle Mitarbeiter der Studienzentralen, die das Kalkulationstool einsetzen, sind deshalb Teil einer Usergroup. Innerhalb dieser Usergroup werden Erfahrungen ausgetauscht, Preise für häufig wiederkehrende Untersuchungen harmonisiert und allgemeine Themen zur Budgetplanung für teilnehmende Prüfzentren besprochen.

Das Kalkulationstool ist Teil der CTCN-SOP PZ-SA05, die von Studienzentralen im CTCN über die UCT-Website heruntergeladen werden kann. Als nicht-CTCN-Studienzentrale können Sie sich bei Interesse am Tool einfach registrieren lassen und der Usergroup beitreten. Sie erhalten dann SOP und Tool zur abteilungsinternen Nutzung, ohne weitere Verpflichtungen einzugehen. Für Ihre Registrierung füllen Sie bitte das unten stehende Formular aus und senden es an die CTCN-Zentrale.